Erfolgreiche Kommunikation – 7 wirkungsvolle Verhaltensweisen im Kennenlerngespräch

Wenn du jetzt denkst, dass ich dir als erstes ein Methodenset für erfolgreiche Kommunikation im Erstgespräch vorstelle, liegst du komplett falsch.

Ich hab’s gern leicht. Deshalb erinnere ich dich in diesem Blogartikel einfach an deine Kompetenzen, die du in deinen Coachings eh schon nutzt. Und ich verrate dir, wie du sie für erfolgreiche Kommunikation im Kennenlerngespräch einsetzt… damit aus dem ersten Kontakt ein Auftrag wird.

Warum schreibe ich als Business-Coach über erfolgreiche Kommunikation?

Wir sind soziale Wesen. Sprache ist unser Hauptelement, um mit anderen Menschen Kontakt aufzunehmen. Und über Sprache schaffen wir Verbindung und – wenn’s gut läuft – richtig gute Beziehungen. Hast du schon mal darüber nachgedacht, wie du mit deiner besten Freundin kommunizierst? Was schafft die gute Beziehung? Weißt du, woran es liegt, wenn du zu deinen Kolleginnen einen richtig guten Draht hast?

Genauso oft ist Kommunikation aber auch Anlass für Missverständnisse und Konflikte. „Warum versteht er einfach nicht, was ich meine?“ „Das habe ich doch gesagt.“ „Nun hör mir doch bitte zu.“ „Kannst du mich mal aussprechen lassen.“ Das sind alles Signale, die zeigen, dass irgendwas nicht stimmt.

Warum haben Kennenlerngespräche ganz viel mit Resilienz zu tun? Ich denke dabei vor allem an Achtsamkeit: Konzentriere dich ganz auf das, was gerade passiert – nicht eben, nicht gleich: jetzt.

Achte auf deinen Atem. Nimm bewusst sinnliche Eindrücke wahr: spüre den Wind, rieche den Waldboden, höre das Rauschen der Blätter bei einem Spaziergang. Kommt dir das bekannt vor als Tipp, um mit deinem Stress besser fertig zu werden. Ich vermute – ja.

Aber: Bist du auch so achtsam, wenn du mit einem potenziellen Klienten sprichst?

• Siehst du an den Gesichtszügen, ob dein Gesprächspartner entspannt oder unruhig ist?
• Verfolgst du die Augenbewegungen und bekommst du mit, wie aufmerksam dein Gegenüber ist?
• Registrierst du, wie lange der Augenkontakt ist?
• ·Achtest du auf die Stimme? Ist sie klar? Ist sie brüchig? Ist sie bestimmend? Oder unsicher?
• Was sagt der Körper? Wendet sich der Mensch dir zu? Ist der Oberkörper vorgeneigt oder zurückgelehnt?
• Gibt es Gesprächspausen? Lässt dein Gesprächspartner dich ausreden?

Merkst du was? Hier geht es nicht um das gesprochene Wort und den konkreten Inhalt, sondern um die Signale, die bei jedem Gesprächskontakt mitlaufen. Und wenn ich möchte, dass die Beziehung zu meinem Gegenüber gut, intensiv und vertrauensvoll ist, achte ich nicht nur auf den verbalen Anteil der Kommunikation, sondern bin auch sehr aufmerksam für alle anderen Botschaften.

Wenn du als Coach am Beginn der Selbstständigkeit die ersten Kennenlerngespräche führst, besteht die Gefahr, dass du zu sehr bei dir bist. Welche Etappen im Gespräche muss ich bedenken? Hoffentlich wird ein Auftrag draus. Was mache ich, wenn er/sie mein Coaching zu teuer findet?

Du hast viele Gedanken, die dich davon abhalten, ganz bei deinem Gegenüber zu sein.

Wenn du noch am Anfang deiner Selbstständigkeit stehst, hilft dir mein 5-Tag-Kurs mit strategischen Tipps und konkreten Anregungen, die du sofort umsetzen kannst.

So klappt erfolgreiche Kommunikation – und du bekommst den Auftrag

Was hast du nun davon, wenn du dein Gegenüber so genau wahrnimmst? Ganz einfach: Du kannst die „Informationen“, die du neben der Wortsprache bekommst, nutzen. Zum Beispiel nachfragen, ob er oder sie vielleicht gerade etwas anderes erwartet hat. Oder was der Anlass für die Freude ist. Oder ob er oder sie gerade sehr müde ist. Oder, oder, oder.

Mach mal ganz grundsätzlich den Perspektivwechsel (auch außerhalb der Situation im Erstgespräch): Stell dir vor, du bist gerade richtig gut drauf und jemand fragt: „Mensch, du wirkst ja richtig gut gelaunt. Gibt es einen konkreten Anlass?“ Und du kannst davon erzählen, dass du ein wunderschönes Wochenende in einem traumhaften Hotel in den Bergen erlebt hast. Oder jemand fragt dich: „Irgendwie habe ich das Gefühl, dass es dir nicht gut geht. Du wirkst so traurig.“ Und du kannst davon erzählen, dass deine Mutter gerade schwer erkrankt ist.

Was bewirkt diese Achtsamkeit? Menschen fühlen sich wahrgenommen und ernstgenommen. Sie spüren Wertschätzung und haben das Vertrauen, dass sie ihre Erlebnisse teilen dürfen. Das tut einfach gut und ist die Basis für intensive Beziehungen und menschliche Nähe. Das ist erfolgreiche Kommunikation.

Und es ist die Basis für das Vertrauen, dass es braucht, damit ich mich als Klient:in bei dir öffne und zuversichtlich bin, dass du die richtige Coachin für mein Problem bist.

Wenn du achtsam zuhörst, dann findet nicht nur ein sachlich verbaler Austausch statt (20%), sondern du sorgst auch dafür, dass du den Beziehungsanteil am Gespräch (die anderen 80%) konstruktiv und positiv gestaltest. Du siehst hier, dass die Beziehungsebene den überaus größten Anteil einnimmt. Hier ist auch die größte Quelle für Konflikte. Emotionen, Einstellungen, Gedanken, Motive – all das ist nicht an der Oberfläche wahrnehmbar, steuert aber unser Verhalten und unsere Reaktionen.

Ich bin mir sicher, dass du diese Erkenntnisse in deinen Coachings nutzt. Denkst du daran auch beim Kennenlerngespräch?

 Zwei Eisberge im Kennenlerngespräch 😊

Stell dir vor: Du bist der eine Eisberg. Deine potenzielle Klientin der andere. Ihr trefft euch zum Erstgespräch. Der winzig kleine Teil über Wasser ist das, was ihr voneinander seht und hört: eure Sprache, die Körpersprache, Mimik, Gestik, Tonfall. Der weitaus größere Teil, der euer Dasein bestimmt, ist unter Wasser – unbewusst, unterbewusst, unsichtbar.

Jeder von euch hat seine eigenen Werte, Einstellungen, Ziele, Wünsche, Gefühlslagen. Jeder hat andere Erfahrungen, Ängste, Unsicherheiten. Und mit diesen großen unbewussten Anteilen begegnet ihr euch. Wie kann da erfolgreiche Kommunikation gelingen?

Erfolgreiche Kommunikation: wichtigster Faktor im Erstgespräch

Du bist der Profi im Erstgespräch und du steuerst den Ablauf mit Strategie.

Dabei können dir folgende Formulierungen helfen:

• Verstehe ich Sie richtig, dass… (Paraphrasieren)
• Für mich klingt das so, als wünschten Sie sich… (Gefühle verbalisieren)

Stell dir noch mal ganz konkret vor, du hast dich mit einer potenziellen Kundin zum Kennenlerngespräch verabredet (per Telefon oder per Zoom). Nun gibt es für diese Art Gespräche Leitfäden, die dir Hinweise zu den einzelnen Phasen des Gesprächs geben. Könnte also ganz einfach sein.

Aber erfolgreich ist diese Strategie nur, wenn es dir gelingt, parallel zu diesen Phasen eine Beziehung aufzubauen.

Da ist ein Mensch, der spüren will, dass du ihn verstehst, dass du ein Gefühl für sein Thema und seine Sorgen hast. Vermutlich ist das ja auch die übergeordnete Zielsetzung für dein Business. Du bietest irgendetwas an, was anderen hilft, ihre Lage zu verbessern.

Wie kann erfolgreiche Kommunikation nun gelingen? Wie schaffst du es, eine gute Beziehung entstehen zu lassen?

7 Verhaltensweisen für erfolgreiche Kommunikation im Erstgespräch

1. Nimm dir Zeit. Lege wichtige Gespräche auf eine Zeit, zu der du hinreichend Ruhe hast.
2. Schalte alle möglichen Störquellen ab. Nur dann bist du voll konzentriert (Klingeltöne vom Handy ausschalten, Fenster zu bei Verkehrslärm…).
3. Höre aktiv zu: Blickkontakt, nonverbale Signale, nachfragen, wiederholen; auffordern, mehr zu erzählen.
4. Lass deinen Gesprächspartner ausreden. Auch wenn du denkst, dass du die Botschaft schon verstanden hast. Gerade bei Kennenlerngesprächen ist dein Gesprächsanteil oft deutlich geringer.
5. Vermeide „gut gemeinte“ erste Ratschläge. Coachen darfst du später 😊.
6. Sei präsent. Achte darauf, dass du die ganze Zeit aufmerksam bist und wirklich achtsam zuhörst. Deine Gedanken bleiben beim Gespräch.
7. Bleib möglichst neutral. Oft besteht die Gefahr, dass wir zu schnell Position beziehen und bewerten. Lass dir Zeit und höre erst in Ruhe zu.

Fehler, die du auf jeden Fall vermeiden solltest:

• Zu viel über dich selbst reden – „Das ist mir auch schon so gegangen.“
• Bewerten, qualifizieren – „Das ist auch besser so.“
• Kritisieren, Vorwürfe machen – „Das hätten Sie doch wissen müssen.“
• Lösungen liefern, belehren – „An Ihrer Stelle würde ich…“
• Herunterspielen, beschwichtigen – „Es gibt Schlimmeres.“
• Interpretieren, unterstellen – „Das kommt bestimmt davon, weil…“
• Lebensweisheiten – „Rom wurde auch nicht an einem Tag erbaut.“

Fazit

Kommunikation führt dann zu guten Beziehungen und Aufträgen, wenn sie mit einer wertschätzenden Haltung verbunden ist. Und diese Wertschätzung zeigt sich im achtsamen Zuhören. Alles Weitere ist ein wenig Handwerkszeug aus Worten und Formulierungen. Auch wichtig, aber nicht so wirksam. Die Haltung kommt direkt auf der Gefühlsebene an: am unteren Teil des Eisbergs 😊.