Fokussiert arbeiten – mit diesen 7 Tipps gelingt es dir

Wunschszenario: Jeden Tag so richtig fokussiert arbeiten und am Ende des Tages zufrieden sein – Haken dran.

Aber:

Ich nehme mein Handy zur Hand, weil ich nach einem Foto suchen möchte. Auf dem Display sehe ich eine kleine 5 bei den Mails. Ach, ich könnte doch mal eben schauen, was es Neues gibt. Oh, Victoria schreibt. Die Website-Tipps sind immer sehr nützlich – was gibt’s denn heute? Und eine Mail von Marike, wie ich am besten Journalisten kontaktiere. Das stand doch sowieso auf meiner To-do für irgendwann. Wie mache ich das also am besten? Ach, und hier gleich noch ein paar Vorschläge, wie meine Texte interessanter werden. Lade ich mir doch sofort herunter.

Verirrt, verloren, vergoogelt… Fokussiert arbeiten geht anders. Wenn ich so weitermache, kann ich am Ende des Tages zwar auf viele inspirierende Ideen zurückschauen, aber ich kann keinen Haken machen für „erledigt“. Genau das ist die Falle: es macht Spaß, es ist interessant, aber du kommst mit deinen eigentlichen Aufgaben keinen Schritt weiter. Und das macht auf Dauer extrem unzufrieden, stresst dich und ist vor allem nicht nützlich für deine Fortschritte im Business.

3 Gründe, die dich daran hindern, fokussiert zu arbeiten

Du lässt dich grundsätzlich gerne ablenken

So wie ich mit meinem Klick auf die kleine 5 😊. Spannend ist sicher auch die Whatsapp-Nachbarschaftsgruppe, die gerade das Grillfest am Samstag plant, oder das Post-it auf dem Schreibtisch, das dich daran erinnert, endlich den Friseurtermin zu machen.

Könnte man für einen abwechslungsreichen Vormittag halten. Problem ist nur, du belastet dein Gehirn mit unnötigen Aufgaben, wenn du nicht den Fokus hältst. Jedes Mal, wenn du aus deiner Konzentration herausgerissen wirst, muss dein Gehirn umschalten und es braucht zusätzliche Energie und Zeit, um den roten Faden von vorher wieder aufzunehmen.

 

Du hast keine Lust zu einer Aufgabe und suchst nach Arbeitsvermeidung

Kennst du diese wunderbaren Aktivitäten, die dir immer gerade dann in den Sinn kommen, wenn die Aufgaben am PC extrem langweilig oder nervig sind? So was wie Datenschutzerklärung überarbeiten und ergänzen – für mich unter den Top 5 der ungeliebten Tätigkeiten. Dann ist es doch geradezu inspirierend, die Spülmaschine auszuräumen, Kaffee zu kochen, eben noch im Garten etwas Unkraut zu rupfen oder schnell mal zwischendurch der besten Freundin eine Nachricht zu schicken?

Dein Gehirn merkt es, wenn du keine Lust zu einer Aufgabe hast und sucht gerne für dich nach Ablenkungen. Herrliche Unterbrechungen sind auch neue Bilder im Status von deiner Freundin, die gerade auf Mallorca ist. Oder der Newsletter von Asia Tours – die Tempel von Angkor Wat in Kambodscha im warmen Abendlicht und gleich das Hotel dazu mit Pool im tropischen Garten… Das wollte ich doch immer schon mal…

Alles inspirierend, du bleibst hängen, weil dein Gehirn merkt: Sie findet das interessant. Klasse. Kann ich doch gleich die positiven Emotionen aktivieren. Fühlt sich im Moment auch gut an. Problem nur: Du kommst nicht weiter mit den Aufgaben, die an dem Tag eigentlich zu deinen To-dos gehören.

 

Du bist müde und gestresst

Vielleicht hast du schon den ganzen Tag Termine gemacht, Calls gehabt, deinen Workshop geplant und jetzt am Abend bist du einfach alle und kannst dich nicht mehr darauf konzentrieren, einen guten Startsatz für die Website zu erfinden.

Oder du hast tausend Dinge gleichzeitig im Kopf. Das lähmt dich und du kannst dich nicht entscheiden, womit du anfangen sollst. Dann fällt es dir natürlich besonders schwer, den Fokus zu halten.

Oder du stehst unter großem Druck: Morgen soll der Newsletter raus und du hast noch nicht mal eine Idee. Das macht richtig Stress.

Ich muss einfach mal besser planen. Ich muss einfach mal das Handy weglegen. Ich muss einfach mal eher anfangen. Tja, wenn’s doch nur so einfach wäre.

 

7 Tipps, mit denen du ganz einfach den Fokus halten kannst. 😊

Plane von hinten nach vorne und arbeite in festgelegten Zeitfenstern

Was willst du am Abend geschafft haben, damit du zufrieden den Laptop zuklappen kannst? Wenn du das festlegst – aber bitte nicht zu viele Punkte – hast du deine Prioritäten für den Tag. Und dann legst du fest, wieviel Zeit du welcher Aufgaben widmen möchtest und womit du starten willst.

Damit du deine Pläne auch einhältst, empfehle ich dir die Pomodoro-Technik. Das ist eine Methode des Zeitmanagements, die die Arbeit in 25-Minuten-Abschnitte unterteilt. Die App arbeitet mit einem Timer (im Tomaten-Look 😁), der dich regelmäßig erinnert, wann du kleine Pausen machen sollst. Durch diese regelmäßigen Pausen bist du leistungsfähiger und kannst dich über viele Stunden besser konzentrieren. Nach 4 „Pomodori“ machst du eine Pause von 15 bis 30 Minuten.

 

Finde den Sinn in der Aufgabe, die du tun musst

Du spürst weder Hunger noch Rückenschmerzen – sich zu verlieren in einer faszinierenden Aufgabe, ist doch wunderbar. Kennst du bestimmt, oder? Zu versinken in dem, was du gerade tust, weil es dich begeistert. Ich weiß noch, wie ich meine erste Website geschrieben habe. Erklären, warum mir Resilienz so wichtig ist, dieses Selbstvertrauen und die mentale Stärke, die gerade Selbstständige unbedingt brauchen, um die Verantwortung für sich und ihr Business gut zu meistern.

Ich war völlig im Flow auf der Suche nach Bildern, Metaphern, und Ideen. Die Worte flossen nur so in die Tastatur. Es fühlte sich einfach nur gut an, weil es mir so wichtig war, zu verbreiten, welchen Nutzen Resilienz haben kann auf dem Weg zu mehr Lebensfreude, Energie und Zufriedenheit – privat und im Job.

Nur leider ist das nicht bei allen Aufgaben so, dass du alles um dich herum vergisst. Es gibt viele Aufgaben, vor denen wir am liebsten weglaufen. Aber dafür habe ich einen Tipp:

Es gibt einen Trick, wie du dich selbst überlisten kannst. Mach dir gerade bei den ungeliebten Aufgaben klar, wofür sie nützlich sind. Gib dem Ganzen einen Sinn. Die Datenschutzerklärung ermöglicht mir erst mein Business. Nur mit diesem Teil auf meiner Website darf ich überhaupt meinen Frauen Coaching verkaufen oder meine Programme anbieten. Und genau das will ich ja. Dafür brenne ich.

Also: Versuch dir klarzumachen, was genau diese eine Aufgaben dir ermöglicht. Sie ist ein wichtiges Steinchen in dem Gesamtpaket deiner Arbeit. Und dann fühlt sich das Ganze doch schon viel besser an, oder? Na ja, wenigstens ein bisschen.

Übrigens: Wenn du noch weitere Tipps brauchst, damit deine Selbstständigkeit dich nicht überlastet, schau in meinen Blogartikel „Selbst und ständig: Mythos oder Realität? 5 Risiken und wie du sie geschickt vermeidest“.

Und wenn gar kein Trick hilft, dann delegiere die Aufgaben, die dich am meisten belasten. Auch das ist für deinen Business-Erfolg wichtig. Beschäftige dich mit dem, was du gerne tust und suche dir Unterstützung bei Aufgaben, die andere vielleicht sogar besser können als du.

Für manche Entscheidungen, die du in deinem Business triffst, brauchst du Mut. Wenn du wissen willst, wie du lernen kannst, dich öfter mal zu trauen, lies meinen Blogpost “Innere Stärke entwickeln – wie du es schaffst, dir selbst zu vertrauen”.

 

Fokussiert arbeiten heißt auch: eins nach dem anderen – Multitasking ist Quatsch

Beim Essen noch eben ein Post-it für das nächste Training schreiben und gleichzeitig die Sprachnachricht bei FB abhören, mit der dir eine Frau aus deinem Netzwerk eine Kooperation vorschlägt. Besser: du bleibst mit deinen Gedanken beim Essen und machst einen Moment Pause. Danach konzentrierst du dich auf dein Training, gehst die Folien in Ruhe durch und schreibst dir Post-ist als Erinnerungshilfe für wichtige Übergänge. Und dann hörst du dir das Kooperations-Angebot an und reagierst mit einer freundlichen Antwort.

Klingt nach fokussiertem Arbeiten, oder? Warum? Alles passiert der Reihe nach und jeweils mit der vollen Konzentration auf die eine Sache.

Gerade uns Frauen wird ja oft nachgesagt, dass wir fähig seien zu Multitasking – ganz falsch. Wir können vielleicht schneller zwischen verschiedenen Aufgaben hin und her switchen, aber das bringt uns keine gute Konzentration, sondern eher Unruhe und Stress. In der Steinzeit war das ein Überlebensvorteil, alles gleichzeitig im Blick zu haben – du konntest dich vor Angriffen schützen -, aber heute ist dieses Verhalten ein Stressfaktor, den du vermeiden darfst.

Resilienz stärken – und warum es viele Frauen nicht schaffen, ihren Stress nachhaltig zu bekämpfen: In diesem Blogpost bekommst du noch mehr Tipps, was du gegen Belastungen und Stress tun kannst. Dann fühlt sich dein Leben gleich viel besser an.

Fokus brauchst du im Übrigen auch für deine Positionierung als Coach und deine Präsenz im Internet:

Fokussierter arbeiten und fokussiert Pause machen – die Mischung macht’s

Ich habe dir erzählt, wie wichtig es ist, bei deiner Arbeit eins nach dem anderen zu tun. Und vor allem, dass du dich nur auf eine Sache richtig konzentrierst. Das gilt genauso für deine Erholungsphasen. Auch die sind nur wirksam, wenn du dich wirklich auf Pause konzentrierst und nicht den Kaffee immer am PC trinkst oder beim Apfelkuchen parallel in Google surfst.

Das ist übrigens Achtsamkeit: mit voller Aufmerksamkeit bei dem zu sein, was du gerade machst – kochen, essen, trinken, atmen. Kennst du die One-Minute-Meditation? Eine Minute bewusstes Atmen. Spüren, wie der Atem durch die Nase ein- und durch den Mund wieder ausströmt. Mach das regelmäßig zwischendurch und schon bist du wieder mit mehr Energie bei deinen Aufgaben.

Arbeitsplatz und Freizeitplatz voneinander trennen

Das Gehirn merkt sich genau, in welchem Zustand du an welchem Platz im Raum oder im Haus bist. Deshalb ist es immens wichtig, Arbeit und Freizeit auch räumlich voneinander zu trennen. Trenne dich vom Schreibtischstuhl, wenn du Pause machen möchtest. Geh auf’s Sofa oder nach draußen oder in die Küche.

Im Übrigen hast du dann auch noch etwas Bewegung, was dir bei dem langen Sitzen eh nicht schadet. Bau ein paar Dehnübungen in die Pause ein, erfrisch dich mit ein paar anderen Gedanken und schon kommt die Kreativität zurück, wenn du den Laptop wieder öffnest. Auch ein kurzer Spaziergang kann da Wunder wirken. Je konsequenter du so deine Zeit einteilst, umso fokussierter kannst du arbeiten.

Gerade für Selbstständige, die viel zu Hause am PC arbeiten, ist diese räumliche Trennung wichtig. Bist du vielleicht Coach und machst gerade deine ersten Schritte in die Selbstständigkeit? Dann ist mein Blog-Artikel “Coaching-Business aufbauen – 7 hinderliche Mythen und wie du sie überwindest” für dich interessant.

 

Mach eine Not-to-do-Liste

Sammel alle Dinge, die dich gerne aus der Konzentration reißen und entscheide dich bewusst dafür, jede Art von Dauerbeschallung zu streichen:

Benachrichtigungsfunktion ausschalten und stattdessen das Lesen und Bearbeiten der Mails in bestimmten Zeitfenstern erledigen. Genauso Social-Media-Aktivitäten – wenn du regelmäßig posten willst, mach eine Tagesroutine daraus: fester Zeitpunkt, festgelegte Aufgaben – am besten mit Timer (ich sag nur „Pomodoro“).

Und wenn du viele Gewohnheiten in deinem Alltag ändern möchtest, fang klein an: Nimm dir EINE Sache vor und stelle sie ab. Schon ist Zeit gewonnen und vor allem Ruhe, um Wichtiges zielgerichtet zu erledigen.

Falls Facebook und Co zu deinen Hauptstörfaktoren gehören, habe ich noch einen ultimativen Vorschlag für das „Not-to-do“: Lösch am Wochenende Facebook und Insta von deinem Handy und genieß „Digital Detox“. Es kann nämlich auch sein, dass dich diese Apps nicht nur bei der Arbeit, sondern auch bei der Entspannung stören und das solltest du unbedingt vermeiden.

 

Tages-, Wochen- und Monatsroutinen planen

Oft sind gerade besonders interessierte Menschen in der Gefahr, die ewig tollen Angebote, die einem im Internet vor die Augen flattern, dankbar anzunehmen. Es gibt ja nicht nur Entbehrliches auf dem Markt, sondern richtig viele gute und nützliche Tipps.

Oh spannend, mal eben den Blogpost lesen, wie ich bei Google noch besser gefunden werde. Dieses Bild-Bearbeitungs-Tool könnte für mich nützlich sein. Ach ja, und ein gutes Mikro wollte ich sowieso noch kaufen. Da schau ich doch schnell auf die Empfehlungsliste. Online-Kongresse – super Idee. Was muss ich dabei alles beachten? Das sollte ich mir genauer anschauen. Und zack sind 2 Stunden vergangen, ohne dass du es gemerkt hast – war ja alles sehr interessant, hat dich nur leider bei den wirklich wichtigen Aufgaben für dein Business nicht weitergebracht.

Ich muss gestehen, dass ich gerade zu Beginn meiner Selbstständigkeit genau dieses Problem hatte. Mir war immer bewusst, dass es richtig viel zu tun gibt und vor allem auch Neues zu lernen. Da habe ich jeden Krümel, der mir hingeworfen wurde, dankbar aufgepickt, mich damit aber auch oft verzettelt. Anschließend war da ein ungutes Gefühl, viel zu wenig geschafft zu haben.

Da mache ich jetzt anders: Für wiederkehrende Aufgaben gibt es Routinen. Ich überlege mir genau, was ich jeden Tag, jede Woche, jeden Monat machen will und plane dafür Zeitfenster in meinem Kalender. Das ist dann für mich wie ein fester Termin. Und Termine absagen passt nicht zu mir. 😊 Deshalb halte ich diese Pläne auch sehr gewissenhaft ein. Vorteil: Anschließend habe ich immer das Gefühl, wirklich etwas erreicht zu haben.

Die größte Entlastung habe ich durch meine FB-Routine. Du merkst schon, dass ich davon öfter spreche. Ich hadere immer wieder mit dem Gedanken, ob ich da ganz aussteige, weil es mich nervt, oder ob ich einfach gezielter mit diesem Tool umgehe, die Vorteile nutze und mich vor den Nachteilen schütze. Ich habe mich jetzt für den zweiten Weg entschieden. Das bedeutet, ich lasse Facebook pro Tag 60 Minuten in mein Leben – keine Minuten länger. Und diese 60 Minuten sind exakt aufgeteilt: vernetzen, kommentieren, posten, in Gruppen recherchieren – jede Aktion mit Timer. Das hilft echt.

Zur Wochenroutine gehört z.B. mein regelmäßiger Newsletter und das Ausarbeiten von Blogposts.

Einmal im Monat nehme ich mir einen Tag für Ideensammlung und Brainstorming. Dann kann ich wirklich fokussiert arbeiten, weil ich mit meinem zentralen Thema beschäftigt bin und mir in Ruhe und konzentriert überlegen kann, was ich in den nächsten Wochen rausbringen möchte und wie ich einzelne Aspekte davon auch in Social Media verbreite.

Fazit

Warum schlage ich dir diese Ideen vor? Gehört das nicht eher nicht zu den Veröffentlichungen von Zeitmanagement-Experten? Ganz einfach:

Ich habe die Erfahrung gemacht, dass ich so viel entspannter arbeiten kann, produktiver bin und am Ende wirklich Ergebnisse sehe. Das befriedigt mich ungemein. Außerdem sorgt diese Art zu arbeiten für innere Ruhe. Und die brauchst du, wenn du als Selbstständige Erfolg haben willst.

Wenn du also das Gefühl hast, dich in deinen Alltags-to-dos zu verzetteln und nicht recht voran zu kommen, nutz meine Tipps für fokussiertes Arbeiten. Viel Spaß dabei.